Loading...
How to

Microsoft Excel 2016: Συμβουλές για την καταχώρηση δεδομένων

Το Microsoft Excel σας επιτρέπει να καταχωρείτε διάφορα είδη δεδομένων, όπως τα έξης:

  • Αριθμοί (που μπορούν να χρησιμοποιούνται σε υπολογισμούς ή να προκύπτουν από την εκτέλεση υπολογισμών με άλλους αριθμούς).
  • Τύποι (υπολογισμοί).
  • Ημερομηνίες και ώρες.
  • Κείμενο.

Παρακάτω θα εξηγήσουμε πώς γίνεται η καταχώριση δεδομένων, ημερομηνιών και ωρών στο Microsoft Excel 2016. Επίσης θα αναλύσουμε τους διάφορους τύπους και θα δούμε κάποιες συμβουλές για την πληκτρολόγηση δεδομένων.


Καταχώριση αριθμών

Οι αριθμοί καταχωρίζονται όπως και το κείμενο, άλλα στοιχίζονται αυτόματα δεξιά. Ένας αριθμός αποτελείται από τα ψηφία (0 έως 9) και μπορεί επίσης να περιέχει τα παρακάτω σύμβολα.

  • συν ( + )
  • πλην ( – )
  • παρενθέσεις ( () )
  • υποδιαστολή ( , )
  • σύμβολο ποσοστού ( % )
  • διαχωριστικό χιλιάδων, τελεία ( . )
  • νομισματική μονάδα ( € )

Τύποι

Το Microsoft Excel σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε τα δεδομένα σας για να κάνετε υπολογισμούς δημιουργώντας τύπους. Για να ενημερώσετε το πρόγραμμα ότι θέλετε να δημιουργήσετε έναν τύπο και όχι να καταχωρίσετε δεδομένα, πληκτρολογήστε πρώτα το σύμβολο ίσον (=) και, στη συνέχεια, τις αναφορές των κελιών ή τις τιμές και τους τελεστές που περιλαμβάνει ο τύπος. Όταν πατάτε το πλήκτρο Enter ή το κουμπί Εισαγωγή της γραμμής τύπων, το πρόγραμμα υπολογίζει τον τύπο και εμφανίζει το αποτέλεσμά του στο συγκεκριμένο κελί.

Ένας τύπος ενημερώνει το πρόγραμμα για τις πράξεις που θέλετε να εκτελέσει. Για παράδειγμα, ο τύπος =Α12+Α13, προσθέτει τα περιεχόμενα του κελιού Α12 με τα περιεχόμενα του κελιού Α13. Το αποτέλεσμα της πράξης εμφανίζεται στο κελί που περιέχει τον τύπο.


Καταχώριση ημερομηνιών

Για να ενημερώσετε το πρόγραμμα ότι θέλετε να καταχωρίσετε μια ημερομηνία, τα δεδομένα που πληκτρολογείτε πρέπει να έχουν την κατάλληλη μορφή. Μερικές από τις μορφές τις οποίες μπορούν να έχουν τα δεδομένα ημερομηνιών που καταχωρείτε φαίνονται στον επόμενο πίνακα.

Οι ημερομηνίες στοιχίζονται στη δεξιά πλευρά των κελιών. Αν θέλετε να καταχωρίσετε μια ημερομηνία, χρησιμοποιήστε μια κάθετο (/) ή μια παύλα (-) για να διαχωρίσετε τα διάφορα μέρη της. Για παράδειγμα, την ημερομηνία 12 Σεπτεμβρίου 1963 μπορείτε να την πληκτρολογήσετε είτε ως 12/9/63 είτε ως 12-Σεπ-63.

*Προκειμένου να καταχωρίσετε στο ενεργό κελί την τρέχουσα ημερομηνία, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + ; (το ελληνικό ερωτηματικό βρίσκεται στα δεξιά του πλήκτρου Λ).


Καταχώριση ωρών

Για να ενημερώσετε το πρόγραμμα ότι θέλετε να καταχωρίσετε μια συγκεκριμένη ώρα, τα δεδομένα που πληκτρολογείτε πρέπει να έχουν μία από τις μορφές του παρακάτω πίνακα. Όπως βλέπετε, όταν καταχωρείτε δεδομένα τύπου ώρας χρησιμοποιείτε το σύμβολο της άνω και κάτω τελείας (:) για να χωρίσετε τα διάφορα μέρη της ώρας. Μετά από την τιμή της ώρας μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο Διαστήματος και να πληκτρολογήσετε πμ ή μμ.

*Για να καταχωρίσετε στο ενεργό κελί την τρέχουσα ώρα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + Shift + ; (το ελληνικό ερωτηματικό βρίσκεται στα δεξιά του πλήκτρου Λ).

Όταν τα δεδομένα που καταχωρείτε στο Excel δεν είναι αριθμοί, ημερομηνίες, ή ώρες, το πρόγραμμα τα θεωρεί κείμενο και τα στοιχίζει αριστερά.


Συμβουλές για την πληκτρολόγηση αριθμών

Ένας αριθμός στο Microsoft Excel μπορεί να περιέχει τους εξής χαρακτήρες:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + – ( ) , / € % . E e

  • Το Excel αγνοεί το θετικό πρόσημο (+).
  • Το κόμμα χρησιμοποιείται ως υποδιαστολή (εφόσον το σύστημά σας είναι ρυθμισμένο σύμφωνα με τις ελληνικές τοπικές ρυθμίσεις).
  • Όταν καταχωρείτε κλάσματα, πρέπει να πληκτρολογείτε τον αριθμό 0 και ένα κενό διάστημα πριν από το κλάσμα, αλλιώς το πρόγραμμα ερμηνεύει τα δεδομένα σας ως ημερομηνία. Για παράδειγμα, αν θέλετε να πληκτρολογήσετε το κλάσμα 1/2, πληκτρολογήστε πρώτα το 0 (μηδέν), πατήστε το πλήκτρο Διαστήματος, και τέλος πληκτρολογήστε τους χαρακτήρες 1/2.
  • Όταν καταχωρείτε αρνητικούς αριθμούς, πληκτρολογείτε το σύμβολο πλην (-) πριν από τον αριθμό ή κλείνετε τον αριθμό σε παρενθέσεις.
  • Οι αριθμοί με γενική μορφή, εμφανίζονται στην οθόνη με 11 ψηφία.
  • Το Excel αποθηκεύει τους αριθμούς με ακρίβεια 15 ψηφίων, ανεξάρτητα από το πλήθος των ψηφίων που εμφανίζονται στην οθόνη σας.
  • Αν ένας αριθμός έχει περισσότερα από 15 ψηφία, το πρόγραμμα μετατρέπει τα επιπλέον ψηφία σε μηδέν (0).

Αν δεν ακολουθήσετε τις παραπάνω συμβουλές κατά την καταχώριση αριθμών, ημερομηνιών, ή ωρών, το πρόγραμμα θα ερμηνεύσει τα δεδομένα σας ως κείμενο και θα τα στοιχίσει αριστερά.

Επεξήγηση

Τα κελιά:

  • Α1, B1, C1, A11, και B11 περιέχουν κείμενο.
  • A2, A3, A4, και A5 περιέχουν ημερομηνίες.
  • B2, B3, B4, και B5 περιέχουν ώρες.
  • A6, A7, A8, και A9 περιέχουν ημερομηνίες με λανθασμένη μορφή και το πρόγραμμα τις έχει ερμηνεύσει ως κείμενο.
  • B6, B7, B8, και B9 περιέχουν ώρες με λανθασμένη μορφή και το πρόγραμμα τις έχει ερμηνεύσει ως κείμενο.
  • C2 και C3 περιέχουν τύπους που δεν έχουν καταχωριστεί σωστά και το πρόγραμμα τους έχει ερμηνεύσει ως κείμενο. Ο χρήστης θα έπρεπε να πληκτρολογήσει το σύμβολο ίσον (=) στην αρχή των τύπων.

Επίσης, βλέπετε ότι ο αριθμός του κελιού C6 αποτελείται από 11 ψηφία ενώ ο αριθμός του κελιού C7 αποτελείται από 12 ψηφία. Γι’ αυτό, το πρόγραμμα εμφανίζει τον αριθμό του κελιού C7 σε επιστημονική μορφή (λέγεται και εκθετική μορφή).


Δημιουργία τύπων

Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα του Microsoft Excel είναι η δυνατότητα δημιουργίας και επεξεργασίας τύπων. Ένας τύπος εκτελεί απλούς ή πολύπλοκους υπολογισμούς και περιλαμβάνει τιμές και τελεστές. Τις τιμές που χρησιμοποιείτε στους τύπους μπορείτε είτε να τις πληκτρολογήσετε απευθείας είτε να καταχωρίσετε τις αναφορές των κελιών που τις περιέχουν. Με τους τύπους καθοδηγείτε το πρόγραμμα να εκτελέσει συγκεκριμένους υπολογισμούς και να εμφανίσει το αποτέλεσμά τους στο κελί που περιέχει τον τύπο. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν από τύπο για να υπολογίσετε το άθροισμα δύο αριθμών, και άλλους, πιο πολύπλοκους, για να υπολογίσετε τα στοιχεία του προϋπολογισμού μιας εταιρείας.

Όπως είδαμε και προηγουμένως, για να ενημερώσετε το πρόγραμμα ότι θέλετε να καταχωρίσετε έναν τύπο πατάτε πρώτα το πλήκτρο ίσον (=). Στη συνέχεια, καταχωρείτε τις κατάλληλες αναφορές κελιών ή τις τιμές και τους τελεστές του τύπου. Όταν πατήσετε το πλήκτρο Enter ή πατήσετε το κουμπί Εισαγωγή, το πρόγραμμα υπολογίζει τον τύπο και εμφανίζει το αποτέλεσμά του. Για να δείτε τον τύπο που περιέχεται σε ένα κελί, απλώς επιλέγετε το κελί (δηλαδή κάνετε το κελί ενεργό) και ο τύπος εμφανίζεται στη γραμμή τύπων.


Τελεστές

Όλοι οι τύποι στο Microsoft Excel μπορούν να περιέχουν τελεστές και συναρτήσεις. Οι τελεστές είναι σύμβολα που ενημερώνουν το πρόγραμμα πώς να εκτελέσει τους υπολογισμούς. Στο Excel μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους εξής τελεστές:


Προτεραιότητα εκτέλεσης υπολογισμών

Όταν δημιουργείτε τύπους, είναι πολύ σημαντικό να έχετε αποφασίσει με ποια σειρά θέλετε να εκτελεστούν οι υπολογισμοί. Καλό είναι να έχετε υπόψη σας τους εξής κανόνες:

  • Οι υπολογισμοί μέσα σε παρενθέσεις εκτελούνται πάντα πρώτοι.
  • Πολλαπλασιασμοί και διαιρέσεις εκτελούνται πριν από τις προσθέσεις και τις αφαιρέσεις.

Σταθερές τιμές και αναφορές κελιών

Ένας τύπος στο Microsoft Excel μπορεί να περιέχει σταθερές τιμές ή αναφορές κελιών. Ένα παράδειγμα τύπου με σταθερές τιμές είναι το εξής: =112+252+384

Ο παραπάνω τύπος περιέχει μόνο αριθμούς. Τους προσθέτει και εμφανίζει το αποτέλεσμα στο ίδιο το κελί του. Παράδειγμα τύπου με αναφορές κελιών: =Α2*Β2

Ο παραπάνω τύπος περιέχει μόνο αναφορές κελιών. Πολλαπλασιάζει τα περιεχόμενα του κελιού Α2 με τα περιεχόμενα του κελιού Β2 και εμφανίζει το αποτέλεσμα στο κελί που περιέχει τον τύπο. Αν αλλάξουν τα περιεχόμενα του κελιού Α2 ή του κελιού Β2, θα ενημερωθεί αυτόματα και το αποτέλεσμα του τύπου. Επίσης, ένας τύπος μπορεί να περιέχει σταθερές τιμές και αναφορές κελιών: =Α2*1,18.

Ο παραπάνω τύπος πολλαπλασιάζει τα περιεχόμενα του κελιού Α2 με τη σταθερή τιμή 1,18.


Δημιουργία τύπων με σταθερές τιμές

Προκειμένου να εξοικειωθείτε με τη δημιουργία των τύπων που μπορεί να χειριστεί το πρόγραμμα, θα ξεκινήσετε με την καταχώριση ενός τύπου που περιέχει μόνο σταθερές τιμές. Υποθέστε ότι θέλετε να κάνετε την παρακάτω πρόσθεση και να εμφανίσετε το αποτέλεσμα στο κελί Α2: 112+252+384. Για το σκοπό αυτό, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  • Δημιουργήστε ένα κενό βιβλίο εργασίας και κάνετε ενεργό το κελί Α2 επιλέγοντάς το.
  • Πατήστε το πλήκτρο ίσον (=), οπότε στη γραμμή τύπων εμφανίζονται τα κουμπιά Ακύρωση και Εισαγωγή.

  • Στο κελί Α2 και στην αρχή της γραμμής τύπων εμφανίζεται το σύμβολο ίσον.
  • Πληκτρολογήστε τις σταθερές τιμές και τους τελεστές του επόμενου τύπου: 112+252+384


  • Για να ολοκληρώσετε την καταχώριση, πατήστε το πλήκτρο Enter ή πατήστε το κουμπί Εισαγωγή της γραμμής τύπων.
  • Το αποτέλεσμα του τύπου εμφανίζεται στο κελί Α2.

Το πρόγραμμα εμφανίζει στο φύλλο εργασίας μόνο τα αποτελέσματα των τύπων. Για να δείτε τον τύπο, πρέπει να επιλέξετε το κελί που τον περιέχει, οπότε ο τύπος θα εμφανιστεί στη γραμμή τύπων. Επίσης, μπορείτε να διπλοπατήσετε στο κελί του τύπου και να τον επεξεργαστείτε μέσα στο ίδιο το κελί του.


Δημιουργία απλών τύπων με αναφορές κελιών

Ένας τύπος, εκτός από σταθερές τιμές όπως στο παραπάνω παράδειγμα, μπορεί να περιέχει και αναφορές σε άλλα κελιά. Δηλαδή, δεν καταχωρείτε απευθείας τους αριθμούς αλλά τις αναφορές (διευθύνσεις) των κελιών που τους περιέχουν. Στο επόμενο παράδειγμα πληκτρολογήστε τα παρακάτω δεδομένα:

Στο κελί B6 θέλετε να εμφανιστεί το σύνολο πωλήσεων της στήλης Τρίμηνο 1, οπότε θα δημιουργήσετε έναν τύπο ο οποίος θα προσθέτει τις τιμές των κελιών, Β3, Β4, και Β5, και όχι απλώς τους αριθμούς 650, 1546, και 745. Αυτό είναι προτιμότερο ώστε να ενημερώνεται αυτόματα το σύνολο του τριμήνου σε περίπτωση που αλλάξει μια τιμή των κελιών Β3, Β4, ή Β5. Για να δημιουργήσετε έναν τέτοιο τύπο, ακολουθείτε τα εξής βήματα:

  • Κάνετε ενεργό το κελί Β6 πατώντας σε αυτό και πατάτε το πλήκτρο ίσον (=).

  • Επιλέγετε το κελί Β3 και πατάτε το πλήκτρο +.

  • Επιλέξτε το κελί Β4 και πατήστε το πλήκτρο +.

  • Επιλέγετε το κελί Β5.

  • Όπως βλέπετε, το πρόγραμμα χρησιμοποιεί διαφορετικό χρώμα για τις αναφορές κελιών, ώστε να δείχνει σε ποιο κελί αντιστοιχεί κάθε αναφορά.
  • Πατάτε το πλήκτρο Enter ή το κουμπί Εισαγωγή της γραμμής τύπων και το αποτέλεσμα της πρόσθεσης, 2941, εμφανίζεται στο κελί Β6.

Επίσης, μπορείτε να πληκτρολογήσετε απευθείας τον τύπο στη γραμμή τύπων. Δηλαδή, κάνετε το κελί Β6 ενεργό, πατάτε το πλήκτρο =, πληκτρολογείτε τις αναφορές κελιών και τους τελεστές Β3+Β4+Β5, και πατάτε Enter ή το κουμπί Εισαγωγή της γραμμής τύπων.


Επεξήγηση

Ο τύπος του παραπάνω παραδείγματος προσθέτει τις τιμές που περιέχουν τα κελιά Β3, Β4, και Β5, και εμφανίζει το αποτέλεσμα στο κελί Β6. Αν για οποιονδήποτε λόγο αλλάξει η τιμή ενός κελιού που περιλαμβάνεται στον τύπο, θα αλλάξει αυτόματα και το αποτέλεσμα του τύπου. Για παράδειγμα, αν οι πωλήσεις της Alfa-Romeo για το πρώτο τρίμηνο ήταν 500 και όχι 650, απλώς αλλάζουμε τον αριθμό στο κελί Β3, και το Σύνολο τριμήνου αλλάζει αυτόματα σε 2791. Με τον ίδιο τρόπο, αν καταχωρίσετε ξανά την αρχική τιμή στο κελί Β3, το αποτέλεσμα θα γίνει και πάλι 2941. Αυτό είναι το μεγάλο πλεονέκτημα της χρήσης τύπων με αναφορές κελιών.

*Χρησιμοποιώντας αναφορές κελιών μπορείτε να κάνετε και άλλους υπολογισμούς, όπως αφαίρεση, πολλαπλασιασμό, και διαίρεση, χρησιμοποιώντας τον αντίστοιχο τελεστή.


Δημιουργία σύνθετων τύπων με αναφορές κελιών

Καθώς δουλεύετε με το Microsoft Excel θα χρειαστεί να δημιουργήσετε και πιο σύνθετους τύπους από τους παραπάνω. Δηλαδή, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε τύπους οι οποίοι θα εκτελούν περισσότερες από μία πράξεις. Για να εξοικειωθείτε με τη δημιουργία σύνθετων τύπων, θα υπολογίσετε στο παράδειγμά σας το μέσο όρο πωλήσεων ανά τρίμηνο για τις εταιρείες Alfa-Romeo και Mercedes.

  • Κάνετε ενεργό το κελί Α9 πατώντας σε αυτό και καταχωρείτε το κείμενο Μ.Ο Alfa-Romeo – Mercedes.
  • Κάνετε ενεργό το κελί Β10, στο οποίο θα υπολογίσετε το άθροισμα των πωλήσεων πρώτου τριμήνου για τις εταιρείες Alfa-Romeo και Mercedes, και στη συνέχεια θα διαιρέσετε το αποτέλεσμα με τον αριθμό 2 για να βρείτε το μέσο όρο.
  • Πατάτε το πλήκτρο ίσον (=).

Προσοχή! Το Excel εκτελεί πρώτα τους πολλαπλασιασμούς και τις διαιρέσεις και μετά τις προσθέσεις και τις αφαιρέσεις. Στο δικό σας παράδειγμα, αν γίνει πρώτα η διαίρεση και στη συνέχεια η πρόσθεση το αποτέλεσμα θα είναι λανθασμένο. Για το λόγο αυτό, θα κλείσετε την πράξη της πρόσθεσης σε παρενθέσεις, ώστε να προηγηθεί της διαίρεσης.

  • Ανοίγετε παρένθεση.
  • Επιλέγετε το κελί Β3 και πατάτε το πλήκτρο +.
  • Επιλέγετε το κελί Β5 και κλείνετε την παρένθεση.
  • Πληκτρολογείτε τον τελεστή της διαίρεσης / και τον αριθμό 2.
  • Πατάτε το πλήκτρο Enter ή το κουμπί Εισαγωγή της γραμμής τύπων.
  • Το πρόγραμμα προσθέτει τα περιεχόμενα των κελιών Β3 και Β5 και στη συνέχεια διαιρεί το άθροισμα με το 2. Το αποτέλεσμα του υπολογισμού, 697,5 εμφανίζεται στο κελί Β10.



Άθροισμα

Ο πιο εύκολος τρόπος για να αθροίσετε τις τιμές που είναι καταχωρισμένες σε μια περιοχή κελιών είναι να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Άθροισμα. Για να εμφανίσετε στο κελί C6 το άθροισμα των τιμών που περιέχονται στα κελιά C3, C4, και C5 με τη χρήση του κουμπιού Άθροισμα, κάνετε τα εξής:

  • Επιλέγετε το κελί C6 και πατάτε το κουμπί Άθροισμα στην ομάδα Επεξεργασία της καρτέλας Κεντρική.

  • Το πρόγραμμα προτείνει τον τύπο =SUM(C3,C5), και γύρω από την περιοχή κελιών C3 έως C5 εμφανίζεται ένα διακεκομμένο περίγραμμα. Όταν το πρόγραμμα αναφέρεται σε μια περιοχή κελιών, εμφανίζει μια άνω και κάτω τελεία μεταξύ της αναφοράς του πρώτου και του τελευταίου κελιού της περιοχής.

  • Για να αποδεχθείτε τον προτεινόμενο τύπο, πατάτε το πλήκτρο Enter ή το κουμπί Εισαγωγή της γραμμής τύπων, ή πατάτε ξανά το κουμπί Άθροισμα. Αν δε θέλετε να χρησιμοποιήσετε την περιοχή που σας προτείνει το πρόγραμμα, μπορείτε είτε να επιλέξετε μια άλλη είτε να καταχωρίσετε την αναφορά της περιοχής απευθείας στη γραμμή τύπων.
  • Το αποτέλεσμα του αθροίσματος, δηλαδή η τιμή 2617, εμφανίζεται στο κελί C6.

Το κουμπί Άθροισμα είναι εξαιρετικά χρήσιμο. Σας επιτρέπει να υπολογίζετε τα αθροίσματα των τιμών μιας περιοχής κελιών, τόσο κατά γραμμές όσο και κατά στήλες.


Πως γίνεται αυτό στο παράδειγμά σας:

  • Διαγράφετε τα περιεχόμενα των κελιών B6 και C6, δηλαδή επαναφέρετε το βιβλίο εργασίας στη μορφή που είχε πριν από τη δημιουργία των τύπων του αθροίσματος.
  • Κάνετε ενεργό το κελί Β3.
  • Για να επιλέξετε την περιοχή κελιών Β3:F6, κρατώντας πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού σύρετε προς τα κάτω και δεξιά ώστε να επιλέξετε και το κελί F6. Δηλαδή, επιλέγετε τα κελιά που περιέχουν τους αριθμούς τους οποίους θέλετε να αθροίσετε, και τα κελιά στα οποία θα εμφανιστούν τα αποτελέσματα.

  • Πατάτε στο κουμπί Άθροισμα στην ομάδα Επεξεργασία της καρτέλας Κεντρική.

  • Το πρόγραμμα δημιουργεί αυτόματα τους κατάλληλους τύπους άθροισης στα κελιά της γραμμής 6 και της στήλης F, και εμφανίζει τα αποτελέσματά τους στο φύλλο εργασίας σας.

Τέλος, για να συνεχίσετε διαγράψτε τα περιεχόμενα των κελιών D6, E6, F6 και F3, F4, F5.


Αν σας άρεσε η δημοσίευση και θέλετε να υποστηρίξετε το Altitude.gr στη λειτουργία του, μπορείτε να κάνετε ένα like στη σελίδα μας στο Facebook, να μοιραστείτε το άρθρο με τους φίλους σας, και να μας ακολουθήσετε σε Instagram, Twitter, Dailymotion, και YouTube.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΑ ΑΡΘΡΑ
error: © altitude.gr