Όπως είναι ήδη γνωστό, το Word είναι ένας επεξεργαστής κειμένου, που επιτρέπει τη δημιουργία και την επεξεργασία διάφορων εγγράφων. Όταν γίνεται η εκκίνηση της εφαρμογής, δημιουργείται και εμφανίζεται αυτόματα ένα νέο, κενό έγγραφο με το όνομα Έγγραφο1. Το σημείο εισαγωγής (ή δρομέας) εμφανίζεται στο πάνω αριστερό μέρος του εγγράφου, κι έχει τη μορφή κατακόρυφης γραμμής που αναβοσβήνει.
Σε αυτόν τον δεύτερο οδηγό για το Microsoft Word 2016, θα βρείτε πληροφορίες για τη δημιουργία εγγράφου με βάση το προεπιλεγμένο πρότυπο, την αλλαγή γλώσσας πληκτρολόγησης, την καταχώριση κειμένου και τη μετακίνηση του σημείου εισαγωγής. Παράλληλα θα γίνει επεξήγηση του τρόπου παρεμβολής κειμένου σε υπάρχον κείμενο, αντικατάστασης χαρακτήρων κατά την πληκτρολόγηση, διαγραφής χαρακτήρων και αλλαγής παραγράφου. Τέλος, εδώ θα βρείτε οδηγίες και για την εκτύπωση ενός εγγράφου, ενώ θα γνωρίσετε τους διάφορους τρόπους αποθήκευσής του.
Δημιουργία νέου εγγράφου Microsoft Word 2016
Για να δημιουργήσετε ένα νέο κενό έγγραφο στο Microsoft Word 2016 στα Windows 10, ακολουθείτε τα παρακάτω βήματα:
Βήμα 1
Κάνετε κλικ στην καρτέλα Αρχείο, προκειμένου να εμφανίσετε τα περιεχόμενά της. Επιλέγετε την εντολή Νέο ή Δημιουργία.
Βήμα 2
Κάνετε κλικ στο εικονίδιο Κενό έγγραφο στο κεντρικό τμήμα του παραθύρου.
Βήμα 3
Έτσι δημιουργείται και εμφανίζεται στην οθόνη ένα νέο έγγραφο. Εφόσον το έγγραφο αυτό είναι το δεύτερο που δημιουργήθηκε από την εκκίνηση της εφαρμογής του Word, το όνομά του θα είναι Έγγραφο2.
Αλλαγή γλώσσας πληκτρολόγησης
Όταν δημιουργείτε ένα νέο έγγραφο, υπάρχει περίπτωση να είναι προεπιλεγμένη η αγγλική γλώσσα εισόδου, δηλαδή οι χαρακτήρες που θα πληκτρολογείτε να είναι αγγλικοί. Για να αλλάξετε τη γλώσσα εισόδου από αγγλική σε ελληνική και αντίστροφα, αρκεί να κάνετε τα παρακάτω:
1ος τρόπος
- Κάνετε κλικ στο εικονίδιο γλώσσας ENG, που βρίσκεται στο δεξιό άκρο της γραμμής εργασιών.
- Εμφανίζεται μια λίστα με τις διαθέσιμες γλώσσες.
- Επιλέγετε τη γλώσσα που θέλετε.
2ος τρόπος
Μπορείτε να πατήσετε το αριστερό πλήκτρο Alt, κρατώντας ταυτόχρονα πατημένο το πλήκτρο Shift.
3ος τρόπος
Το ίδιο γίνεται και αν πατήσετε το πλήκτρο των Windows, κρατώντας ταυτόχρονα πατημένο και το πλήκτρο διαστήματος. Έτσι γίνεται η εναλλαγή μεταξύ μεθόδων εισαγωγής.
Καταχώριση κειμένου
Μόλις ολοκληρωθεί η δημιουργία του κενού εγγράφου, μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε κείμενο σε αυτό. Στην επάνω αριστερή γωνία του εγγράφου αναβοσβήνει το σημείο εισαγωγής, το οποίο φανερώνει τη θέση όπου θα εμφανιστεί ο επόμενος χαρακτήρας που θα πληκτρολογήσετε ή το επόμενο αντικείμενο που θα εισάγετε. Όταν πληκτρολογείτε κείμενο, το σημείο εισαγωγής μετακινείται προς τα δεξιά. Μόλις φτάσει στο τέλος της γραμμής, το Word το μεταφέρει αυτόματα στην αρχή της επόμενης γραμμής. Άρα δεν χρειάζεται να εκτελέσετε κάποια ενέργεια για να αλλάξετε γραμμή. Για να κατανοήσετε τον τρόπο καταχώρισης κειμένου, δημιουργήστε ένα κενό έγγραφο και πληκτρολογήστε τα εξής:
Με αυτή την επιστολή μας, θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε για την επιπλέον ώρα εργασίας που θα έχουν τα παιδιά σας κάθε Τρίτη, ώρα 17:00 – 18:00. Σκοπός μας είναι να εξοικειωθούν τα παιδιά με τη χρήση του Ηλεκτρονικού Υπολογιστή και, παράλληλα να μάθουν να τον αντιμετωπίζουν ως εργαλείο, απαραίτητο πλέον για το μέλλον τους. Το τελικό αποτέλεσμα αυτής της ασχολίας θα είναι η δημιουργία της εφημερίδας των παιδιών, με θέματα που τα ίδια θα επιλέγουν, θα επεξεργάζονται, και τελικά θα εκδίδουν. Η εφημερίδα θα «κυκλοφορεί» δύο φορές το χρόνο και θα πωλείται στη συμβολική τιμή του …1€. Με εκτίμηση Σοφία Παπαδοπούλου
Συμβουλές
Προκειμένου να πληκτρολογήσετε ένα απλό κείμενο, πρέπει να γνωρίζετε πώς γίνεται η καταχώριση των παρακάτω:
Τόνος: Η καταχώριση του τονούμενου χαρακτήρα γίνεται πατώντας το πλήκτρο του τόνου (είναι το πλήκτρο που βρίσκεται δεξιά από το γράμμα Λ), και στη συνέχεια το πλήκτρο του χαρακτήρα.
Κενό διάστημα: Για να προστεθεί ένα κενό διάστημα μεταξύ δύο λέξεων, πατάτε το πλήκτρο διαστήματος (είναι το μεγαλύτερο πλήκτρο του πληκτρολογίου και βρίσκεται ανάμεσα στο αριστερό και το δεξιό πλήκτρο Alt στην τελευταία κάτω σειρά πλήκτρων).
Παράγραφος: Η προσθήκη μιας νέας παραγράφου ή μιας κενής γραμμής γίνεται πατώντας το πλήκτρο Enter.
Κεφαλαίοι χαρακτήρες: Ο πιο εύκολος τρόπος για να προσθέσετε ένα κεφαλαίο γράμμα σε μια λέξη, είναι να πληκτρολογήσετε τον αντίστοιχο χαρακτήρα, κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Shift. Ωστόσο αν θέλετε να καταχωρίσετε πολλούς κεφαλαίους χαρακτήρες διαδοχικά, πατήστε το πλήκτρο Caps Lock, στο οποίο θα ανάψει και η αντίστοιχη φωτεινή ένδειξη του πληκτρολογίου. Εάν πατήσετε ξανά το ίδιο πλήκτρο, απενεργοποιείται η πληκτρολόγηση κεφαλαίων χαρακτήρων.
Ερωτηματικό, άνω και κάτω τελεία: Όταν έχει ενεργοποιηθεί η ελληνική γλώσσα εισόδου, η προσθήκη του ερωτηματικού (;), γίνεται πατώντας το πλήκτρο Q, ενώ η προσθήκη μιας άνω και κάτω τελείας (:), γίνεται πατώντας το πλήκτρο Q κρατώντας ταυτόχρονα πατημένο το Shift.
Άνω τελεία: Για να προσθέσετε μία άνω τελεία στο Word, αφού έχετε ενεργοποιήσει το Num Lock, κρατάτε πατημένο το αριστερό Alt και πηγαίνετε στους αριθμούς στο δεξί μέρος του πληκτρολογίου (στο λεγόμενο Numpad) και πατάτε τους εξής αριθμούς με τη σειρά: 0903. Η άνω τελεία θα εμφανιστεί μόλις αφήσετε το πλήκτρο Alt.
Ένας δεύτερος τρόπος είναι να πληκτρολογήσετε με τη σειρά τους αριθμούς 0387 στο σημείο που θέλετε να προσθέσετε την άνω τελεία. Έπειτα κρατώντας πατημένο το αριστερό Alt και πατώντας το πλήκτρο X, οι αριθμοί 0387 θα μετατραπούν σε άνω τελεία.
Επιπλέον χαρακτήρες
Εισαγωγικά: Η προσθήκη διπλών εισαγωγικών («») γίνεται πατώντας το πλήκτρο εισαγωγικών το οποίο βρίσκεται αριστερά του Enter, κρατώντας παράλληλα πατημένο το Shift.
Διαλυτικά: Για να καταχωρίσετε έναν χαρακτήρα με διαλυτικά ( ϊ ), εφόσον είναι ενεργοποιημένη η ελληνική γλώσσα εισόδου, πατάτε πρώτα το συνδυασμό πλήκτρων Shift + Τόνος, και στη συνέχεια το πλήκτρο του χαρακτήρα. Ωστόσο αν θέλετε να καταχωρίσετε έναν χαρακτήρα με διαλυτικά και τόνο ( ΐ ), πατάτε πρώτα το συνδυασμό πλήκτρων Δεξιό Alt + Τόνος και μετά πατάτε το πλήκτρο του χαρακτήρα. Το ίδιο γίνεται και αν πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων Shift + W, και έπειτα το πλήκτρο του χαρακτήρα.
Ευρώ: Για να καταχωρηθεί το σύμβολο του ευρώ ( € ), πατάτε το συνδυασμό πλήκτρων Δεξιό Alt + E, με ενεργοποιημένη την ελληνική γλώσσα εισόδου. Για οποιαδήποτε γλώσσα εισόδου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + Αριστερό Alt + E.
Γενικά: Κάποια πλήκτρα έχουν δύο σειρές με χαρακτήρες. Για να εμφανιστεί ο χαρακτήρας της κάτω σειράς, αρκεί να πατήσετε μόνο του το πλήκτρο. Όμως, αν πατήσετε το πλήκτρο κρατώντας πατημένο το Shift, εμφανίζεται ο χαρακτήρας της επάνω σειράς. Δηλαδή για να πληκτρολογήσετε μια απόστροφο, πατήστε το πλήκτρο που βρίσκεται δεξιά από τον τόνο, ενώ για να πληκτρολογήσετε διπλά εισαγωγικά, πατήστε το ίδιο πλήκτρο, έχοντας όμως πατημένο παράλληλα το Shift.
Κατεβάστε το PDF με τις συμβουλές για την καταχώριση των ειδικών συμβόλων και χαρακτήρων.
Μετακίνηση του σημείου εισαγωγής
Για να προσθέσετε νέο κείμενο, καθώς και για να επεξεργαστείτε ή να μορφοποιήσετε τα περιεχόμενα ενός εγγράφου, θα πρέπει να έχετε τη δυνατότητα να μετακινείτε το σημείο εισαγωγής σε διάφορες θέσεις μέσα στο έγγραφο. Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας το ποντίκι, τα πλήκτρα βελών, ή ακόμη και διάφορους συνδυασμούς πλήκτρων. Η χρήση του ποντικιού θεωρείται ο πιο εύκολος τρόπος, αρκεί να μετακινήσετε το δείκτη του ποντικιού στο σημείο όπου θέλετε να εμφανιστεί το σημείο εισαγωγής. Αν σ’ αυτή την περιοχή του εγγράφου υπάρχει ήδη κείμενο, πατήστε μια φορά με το ποντίκι. Αν όμως η περιοχή είναι κενή, διπλοπατήστε με το ποντίκι στη θέση όπου πρόκειται να πληκτρολογήσετε το κείμενο. Το σημείο εισαγωγής εμφανίζεται στη νέα του θέση και πλέον μπορείτε να καταχωρίσετε το κείμενο που θέλετε. Καθώς πληκτρολογείτε, το υπάρχον κείμενο στα δεξιά του σημείου εισαγωγής μετακινείται προς τα δεξιά.
Παρεμβολή κειμένου σε υπάρχον κείμενο
Για να προσθέσετε τη φράση τη δυνατότητα να παρακολουθούν μετά από το κείμενο που θα έχουν, στην αρχή του εγγράφου που δημιουργήσατε, πρέπει να κάνετε το εξής:
- Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής μετά από τη φράση που θα έχουν, πατώντας μία φορά με το ποντίκι και αφήστε ένα κενό διάστημα πατώντας το πλήκτρο διαστήματος.
- Πληκτρολογήστε το κείμενο τη δυνατότητα να παρακολουθούν
- Το υπάρχον κείμενο στα δεξιά του σημείου εισαγωγής μεταφέρεται μία θέση προς τα δεξιά καθώς πληκτρολογείτε κάθε χαρακτήρα.
Αντικατάσταση χαρακτήρων κατά την πληκτρολόγηση
Όπως είναι γνωστό, όταν πληκτρολογείτε κείμενο σε ένα έγγραφο του Microsoft Word, οι νέοι χαρακτήρες προστίθενται στο έγγραφο ωθώντας προς τα δεξιά τους χαρακτήρες που τυχόν βρίσκονται στα δεξιά τους. Μπορείτε φυσικά να αλλάξετε τον τρόπο καταχώρισης κειμένου, ώστε οι νέοι χαρακτήρες που προστίθενται να αντικαθιστούν τους χαρακτήρες που βρίσκονται στα δεξιά τους. Για τον σκοπό αυτό, θα χρειαστεί να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία αντικατάστασης χαρακτήρων κατά την πληκτρολόγηση.
- Εμφανίστε τα περιεχόμενα της καρτέλας Αρχείο και στη συνέχεια πατήστε την εντολή Επιλογές.
- Πηγαίνετε στην κατηγορία Για προχωρημένους και, στην περιοχή Επιλογές επεξεργασίας, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση του πλήκτρου Insert για τον έλεγχο της λειτουργίας αντικατάστασης.
- Πατήστε στο κουμπί ΟΚ.
Στη συνέχεια, αν πατήσετε το πλήκτρο Insert θα ενεργοποιηθεί η λειτουργία αντικατάστασης χαρακτήρων κατά την πληκτρολόγηση, δηλαδή οι χαρακτήρες που προσθέτετε θα αντικαθιστούν τους χαρακτήρες που βρίσκονται στα δεξιά του σημείου εισαγωγής. Για να απενεργοποιήσετε την αντικατάσταση χαρακτήρων κατά την πληκτρολόγηση, απλώς πατήστε πάλι το Insert.
Διαγραφή χαρακτήρων
Πολλές φορές κατά την πληκτρολόγηση κειμένου, παρουσιάζεται η ανάγκη διαγραφής χαρακτήρων ή λέξεων, είτε επειδή έχει γίνει κάποιο λάθος στην πληκτρολόγηση, είτε επειδή είναι επιθυμητή η αντικατάσταση μιας λέξης ή φράσης με κάποια πιο κατάλληλη. Η διαγραφή μπορεί να γίνει με πολλούς τρόπους. Ο πιο απλός είναι να χρησιμοποιηθούν τα πλήκτρα διαγραφής Backspace και Delete. Πατώντας μία φορά το πλήκτρο οπισθοδρόμησης Backspace, διαγράφετε τον χαρακτήρα στα αριστερά του σημείου εισαγωγής. Πατώντας μία φορά το πλήκτρο διαγραφής Delete, διαγράφετε τον χαρακτήρα στα δεξιά του σημείου εισαγωγής. Για να εξασκηθείτε στη χρήση αυτών των δύο πλήκτρων, μπορείτε να διαγράψετε τη λέξη εργασίας και να προσθέσετε στη θέση της τη λέξη εξάσκησης ακολουθώντας τα εξής βήματα:
- Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής μετά από τον χαρακτήρα γ της λέξης εργασίας και πατήστε μία φορά το πλήκτρο Backspace.
- Ο χαρακτήρας στα αριστερά του σημείου εισαγωγής, δηλαδή το γ, διαγράφεται, και το κείμενο που βρίσκεται δεξιά από το σημείο εισαγωγής μεταφέρεται μία θέση αριστερά.
- Πατώντας το πλήκτρο Backspace άλλη μία φορά, διαγράφετε και τον χαρακτήρα ρ, που βρίσκεται στα αριστερά του σημείου εισαγωγής.
- Πατώντας το πλήκτρο Delete τέσσερις φορές, διαγράφετε τους χαρακτήρες που βρίσκονται στα δεξιά του σημείου εισαγωγής. Το υπάρχον κείμενο στα δεξιά του σημείου εισαγωγής μετακινείται προς τα αριστερά.
- Τώρα πληκτρολογήστε τους χαρακτήρες ξάσκηση.
Αλλαγή παραγράφου
Όταν πληκτρολογείτε προτάσεις μεγαλύτερες από μία γραμμή, και το σημείο εισαγωγής φτάνει στο δεξιό περιθώριο της ηλεκτρονικής «σελίδας», ο επεξεργαστής κειμένου το μετακινεί αυτόματα στην αρχή της επόμενης γραμμής ενώ εσείς συνεχίζετε κανονικά την πληκτρολόγηση. Δεν χρειάζεται Enter στο τέλος κάθε γραμμής. Αν κάποια στιγμή πατήσετε το πλήκτρο Enter, το πρόγραμμα θα προσθέσει ένα σημάδι παραγράφου στο τέλος του κειμένου, και το σημείο εισαγωγής θα μεταφερθεί στην αρχή της επόμενης γραμμής, δημιουργώντας μια νέα παράγραφο. Στη συνέχεια, το κείμενο που πληκτρολογείτε προστίθεται στη νέα παράγραφο.
Τα σημάδια παραγράφων, όπως και άλλα σύμβολα, δεν είναι συνήθως ορατά, αλλά αν θέλετε μπορείτε να τα εμφανίσετε πατώντας στο κουμπί Εμφάνιση όλων της ομάδας Παράγραφος στην καρτέλα Κεντρική ή τη συντόμευση (Ctrl + *) ή (Ctrl + Shift + *). Μπορείτε επίσης να πατήσετε το πλήκτρο Enter για να προσθέσετε κενές γραμμές ανάμεσα στις παραγράφους. Το πρόγραμμα αντιμετωπίζει αυτές τις κενές γραμμές ως παραγράφους χωρίς κείμενο.
Σημείωση: Αν έχετε ήδη καταχωρίσει κάποιο κείμενο, μπορείτε να το χωρίσετε σε παραγράφους εκ των υστέρων. Για τον σκοπό αυτό, τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής εκεί που θέλετε να ξεκινάει η νέα παράγραφος και πατήστε το πλήκτρο Enter.
Προσθήκη αλλαγής παραγράφου
Για να χωρίσετε το κείμενο του παραδείγματος σε πέντε παραγράφους, χρειάζεται να κάνετε τα εξής:
- Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής ανάμεσα στην πρώτη τελεία και τη λέξη Σκοπός.
- Πατήστε μία φορά το πλήκτρο Enter. Το κείμενο χωρίζεται σε δύο παραγράφους, και οι χαρακτήρες που ήταν δεξιά από το σημείο εισαγωγής μεταφέρονται στη νέα παράγραφο. Επίσης, δημιουργείται μια μικρή απόσταση ανάμεσα στις δύο παραγράφους.
Με τον ίδιο τρόπο δημιουργείτε και τις υπόλοιπες παραγράφους. Δηλαδή, τοποθετείτε το σημείο εισαγωγής μετά από κάθε τελεία και πατάτε το πλήκτρο Enter.
Προσθήκη μη αυτόματης αλλαγής γραμμής
Όπως έχει ήδη αναφερθεί, καθώς πληκτρολογείτε, το πρόγραμμα αλλάζει αυτόματα γραμμή, όταν το σημείο εισαγωγής φτάνει στο τέλος μιας γραμμής. Αν για οποιονδήποτε λόγο θέλετε να αλλάξετε γραμμή χωρίς να ξεκινήσετε νέα παράγραφο, πατήστε τα πλήκτρα Shift + Enter. Έτσι προσθέτετε μια μη αυτόματη αλλαγή γραμμής. Όταν προσθέτετε μη αυτόματες αλλαγές γραμμών, το πρόγραμμα εμφανίζει ένα σημάδι μη αυτόματης αλλαγής γραμμής στο τέλος του κειμένου, και το σημείο εισαγωγής μεταφέρεται στην αρχή της επόμενης γραμμής χωρίς να δημιουργηθεί νέα παράγραφος και να προστεθεί κενός χώρος μεταξύ της νέας γραμμής και της προηγούμενης.
Διαγραφή αλλαγών παραγράφων
Εξετάζοντας το κείμενο, γίνεται αντιληπτό πως θα ήταν πολύ πιο εμφανίσιμο αν αντί για τέσσερις παραγράφους είχατε δύο. Για να καταργήσετε τις επιπλέον παραγράφους και να διαγράψετε τις κενές γραμμές, πρέπει να διαγράψετε το αντίστοιχο σημάδι μορφοποίησης στο τέλος κάθε παραγράφου. Με αυτόν τον τρόπο ενώνετε δύο ξεχωριστές παραγράφους σε μία. Για να διαγράψετε τα σημάδια παραγράφων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλήκτρα Backspace και Delete. Με τα επόμενα βήματα, συγχωνεύετε τις δύο πρώτες παραγράφους σε μία, με το πλήκτρο Backspace.
- Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στην αρχή της δεύτερης παραγράφου, δηλαδή αριστερά από τη λέξη Σκοπός.
- Πατήστε μία φορά το πλήκτρο Backspasce, και το κείμενο της δεύτερης παραγράφου μεταφέρεται μία γραμμή προς τα επάνω και ενσωματώνεται στην πρώτη παράγραφο.
- Αν χρειάζεται, αφήστε ένα κενό διάστημα πατώντας το πλήκτρο διαστήματος.
Για να ενώσετε τις δύο επόμενες παραγράφους με το πλήκτρο Delete, αρκεί να κάνετε τα εξής:
- Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στο τέλος της προτελευταίας παραγράφου, δηλαδή δεξιά από την τελεία που ακολουθεί τη λέξη εκδίδουν.
- Πατήστε μία φορά το πλήκτρο Delete και οι παράγραφοι ενώνονται.
Με τον ίδιο τρόπο μπορείτε να διαγράψετε και τις μη αυτόματες αλλαγές γραμμών που έχετε προσθέσει στο έγγραφό σας. Απλώς, αντί για το σημάδι αλλαγής παραγράφου διαγράφετε το σημάδι μη αυτόματης αλλαγής γραμμής.
Η τελική μορφή του εγγράφου
Η τελική μορφή του εγγράφου μετά από την επεξεργασία, είναι αυτή παρακάτω:
Με αυτή την επιστολή μας, θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε για την επιπλέον ώρα εξάσκησης που θα έχουν τη δυνατότητα να παρακολουθούν τα παιδιά σας κάθε Τρίτη, ώρα 17:00 – 18:00. Σκοπός μας είναι να εξοικειωθούν τα παιδιά με τη χρήση του Ηλεκτρονικού Υπολογιστή και, παράλληλα, να μάθουν να τον αντιμετωπίζουν ως εργαλείο, απαραίτητο πλέον για το μέλλον τους.
Το τελικό αποτέλεσμα αυτής της ασχολίας θα είναι η δημιουργία της εφημερίδας των παιδιών, με θέματα που τα ίδια θα επιλέγουν, θα επεξεργάζονται, και τελικά θα εκδίδουν. Η εφημερίδα θα «κυκλοφορεί» δύο φορές το χρόνο και θα πωλείται στη συμβολική τιμή του …1€.
Με εκτίμηση, Σοφία Παπαδοπούλου
Εκτύπωση εγγράφου
Αφού ολοκληρώσετε την καταχώριση και τη μορφοποίηση του κειμένου, μπορείτε να τυπώσετε το έγγραφό σας σε χαρτί.
- Εμφανίστε τα περιεχόμενα της καρτέλας Αρχείο, και πατήστε στην εντολή Εκτύπωση.
- Στα δεξιά του παραθύρου εμφανίζεται μια προεπισκόπηση του εγγράφου σας.
- Πατήστε το κουμπί Εκτύπωση, οπότε το πρόγραμμα θα τυπώσει όλο το έγγραφο με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις εκτύπωσης.
Αποθήκευση εγγράφου
Τα έγγραφα που δημιουργείτε αποθηκεύονται στην κύρια μνήμη RAM του υπολογιστή σας. Αν σβήσετε τον υπολογιστή, η κοπεί το ρεύμα, ή ο υπολογιστής «κολλήσει» για οποιονδήποτε λόγο, τα περιεχόμενα της μνήμης RAM θα χαθούν, και μαζί τους πολύ πιθανόν να χαθεί και όλη η δουλειά που έχετε κάνει. Γι’ αυτό το λόγο, πρέπει να αποθηκεύετε τακτικά τα έγγραφά σας σε μια συσκευή μόνιμης αποθήκευσης, όπως ο σκληρός δίσκος, ή μια μνήμη Flash USB. Έτσι, θα μπορείτε να τα επεξεργαστείτε και να τα χρησιμοποιείτε στο μέλλον.
Αποθήκευση εγγράφου για πρώτη φορά
Όταν αποθηκεύετε ένα έγγραφο για πρώτη φορά, η διαδικασία αποθήκευσης είναι ίδια, ανεξάρτητα από το αν θα χρησιμοποιήσετε την εντολή Αποθήκευση ή την εντολή Αποθήκευση ως. Είτε πατήσετε στο κουμπί Αποθήκευση της γραμμής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, είτε επιλέξετε την εντολή Αποθήκευση, είτε την εντολή Αποθήκευση ως στην καρτέλα Αρχείο, στην οθόνη σας εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.
Όταν αποθηκεύετε ένα έγγραφο ή οποιοδήποτε άλλο αρχείο, συνήθως καθορίζετε τρία στοιχεία: το όνομα, τη θέση, και τον τύπο με τον οποίο θα αποθηκευτεί. Το κυριότερο από αυτά τα στοιχεία είναι το όνομα. Γι’ αυτό, αν στο πλαίσιο Όνομα αρχείου δεν υπάρχει κάποιο όνομα, δεν είναι δυνατή η αποθήκευση του εγγράφου.
Το πρόγραμμα προτείνει πάντα ένα όνομα αρχείου. Αν εσείς θέλετε να χρησιμοποιήσετε κάποιο διαφορετικό, πρέπει να διαγράψετε το προτεινόμενο όνομα και να πληκτρολογήσετε το νέο. Στο παράδειγμα παραπάνω, πληκτρολογήστε το όνομα αρχείου Επιστολή προς τους γονείς.
Σημείωση: Το όνομα ενός εγγράφου, και γενικά οποιουδήποτε αρχείου, μπορεί να περιέχει έως 256 ελληνικούς ή λατινικούς χαρακτήρες, μαζί με τυχόν κενά διαστήματα. Δεν μπορεί όμως να περιέχει τους εξής χαρακτήρες: κάθετος (/), ανάποδη κάθετος (\), μικρότερο από (<), μεγαλύτερο από (>), αστερίσκος (*), αγγλικό ερωτηματικό (?), εισαγωγικά (“), ελληνικό ερωτηματικό (;), άνω και κάτω τελεία (:), και σύμβολο “διοχέτευσης” (|). Επίσης, καλό είναι να χρησιμοποιείτε περιγραφικά ονόματα ώστε να καταλαβαίνετε τα περιεχόμενα των εγγράφων σας διαβάζοντας μόνο το όνομά τους.
Επιλογή φακέλου αποθήκευσης
Αφού καθοριστεί το όνομα του αρχείου, θα πρέπει να επιλέξετε το φάκελο στον οποίο θα αποθηκεύσετε το έγγραφό σας.
Στη γραμμή Διεύθυνσης του πλαισίου διαλόγου Αποθήκευση ως βλέπετε τη διαδρομή του φακέλου που προτείνει το πρόγραμμα για την αποθήκευση του εγγράφου. Προεπιλεγμένος είναι συνήθως ο φάκελος Έγγραφα ή ο τελευταίος φάκελος στον οποίο αποθηκεύσατε ένα έγγραφο.
Στο Word 2016 η επιλογή του φακέλου γίνεται επιλέγοντας Αρχείο > Αποθήκευση ως > Αναζήτηση. Έτσι, μπορείτε να επιλέξετε έναν διαφορετικό φάκελο από το αριστερό τμήμα του παραθύρου ή τη γραμμή Διεύθυνσης, για την αποθήκευση του αρχείου σας.
Σημείωση: Καλό είναι να αποθηκεύετε τα έγγραφα που δημιουργείτε στον φάκελο Έγγραφα ή σε υποφακέλους του, ανάλογα με τα περιεχόμενά τους, ώστε να είναι καλύτερα οργανωμένα.
Αποθήκευση του εγγράφου της επιστολής
Για το παραπάνω παράδειγμα χρησιμοποιήστε ως θέση αποθήκευσης το φάκελο Έγγραφα, δηλαδή τον προεπιλεγμένο φάκελο εγγράφων των Windows. Στο πλαίσιο Αποθήκευση ως, μπορείτε να καθορίσετε αν το έγγραφό σας θα αποθηκευτεί με την προεπιλεγμένη μορφή αρχείων του Word (με προέκταση ονόματος DOCX) ή σε κάποια άλλη μορφή. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο ως πρότυπο του Word, ως αρχείο παλαιότερης έκδοσης του Word, στη μορφή αρχείων κάποιου άλλου προγράμματος επεξεργασίας κειμένου, ή σε μορφή ιστοσελίδας HTML. Αφού καταχωρίσετε το όνομα αρχείου και επιλέξετε το φάκελο στον οποίο θα αποθηκεύσετε το έγγραφό σας, πατήστε το κουμπί Αποθήκευση. Το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως εξαφανίζεται από την οθόνη σας, και στη γραμμή τίτλου του προγράμματος εμφανίζεται τώρα το όνομα που καταχωρίσατε στο πλαίσιο Όνομα αρχείου κατά την αποθήκευση.
Σημείωση: Καλό είναι να αποθηκεύετε τακτικά τα έγγραφα που επεξεργάζεστε, περίπου κάθε 10 λεπτά, ώστε να μη χάσετε πολλή δουλειά, αν κοπεί το ρεύμα ή αν ο υπολογιστής σας παρουσιάσει πρόβλημα.
Αποθήκευση ήδη αποθηκευμένου εγγράφου
Για να αποθηκεύσετε ένα ήδη αποθηκευμένο έγγραφο με το ίδιο όνομα και στην ίδια θέση, μπορείτε να πατήσετε στο κουμπί Αποθήκευση της γραμμής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, να επιλέξετε την εντολή Αποθήκευση από την καρτέλα Αρχείο, ή να πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + S. Το έγγραφο αποθηκεύεται με το ίδιο όνομα, στην ίδια μονάδα δίσκου, και στον ίδιο φάκελο, χωρίς να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.
Από την άλλη, για να αποθηκεύσετε το ήδη αποθηκευμένο έγγραφο είτε με άλλο όνομα είτε σε άλλο δίσκο ή φάκελο, πρέπει να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως επιλέγοντας την ομώνυμη εντολή από την καρτέλα Αρχείο. Για παράδειγμα, για να αποθηκεύσετε το ήδη αποθηκευμένο έγγραφο Επιστολή προς γονείς στην επιφάνεια εργασίας, πρέπει να κάνετε τα εξής:
- Επιλέξτε την εντολή Αποθήκευση ως από την καρτέλα Αρχείο.
- Επιλέξτε Αναζήτηση, και από το αριστερό τμήμα του παραθύρου κάνετε κλικ στην Επιφάνεια εργασίας, ή πατήστε στο διπλό βέλος αριστερά από το όνομα χρήστη στη γραμμή Διεύθυνσης, και από το πτυσσόμενο πλαίσιο καταλόγου που εμφανίζεται επιλέξτε Επιφάνεια εργασίας.
- Πληκτρολογήστε το νέο όνομα στο πλαίσιο Όνομα αρχείου και πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση.
Κλείσιμο εγγράφου
Αφού ολοκληρώσετε την εργασία σας με ένα έγγραφο, μπορείτε να το κλείσετε και μετά να δημιουργήσετε ένα άλλο ή να τερματίσετε το πρόγραμμα. Για να κλείσετε το ενεργό έγγραφο, επιλέξτε την εντολή Κλείσιμο από την καρτέλα Αρχείο. Το Microsoft Word θα παραμείνει ανοιχτό.
Κλείστε το έγγραφο Επιστολή προς τους γονείς.
Κλείσιμο εφαρμογής
Για να τερματίσετε το Microsoft Word, μπορείτε να κάνετε ένα από τα εξής:
- Να πατήσετε στο κουμπί κλεισίματος στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου της εφαρμογής.
- Να πατήσετε ταυτόχρονα τα πλήκτρα Αριστερό Alt + F4
- Να διπλοπατήσετε στο αριστερό μέρος, δίπλα από το κουμπί αποθήκευσης.
Με το κλείσιμο του προγράμματος, κλείνει αυτόματα και το ενεργό έγγραφο. Αν δεν έχουν αποθηκευτεί οι τελευταίες αλλαγές σε αυτό, εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε, αν θέλετε να αποθηκεύσετε τα περιεχόμενα του εγγράφου. Αν πατήσετε στο κουμπί Αποθήκευση, το έγγραφό σας θα αποθηκευτεί. Αν πατήσετε στο Χωρίς αποθήκευση, το πρόγραμμα θα τερματιστεί χωρίς να αποθηκευτούν οι αλλαγές στο έγγραφο. Αν θέλετε να ακυρώσετε την εντολή, δηλαδή να μην κλείσετε το πρόγραμμα, μπορείτε να πατήσετε στο κουμπί Άκυρο.
Άνοιγμα ενός εγγράφου
Κάποιες φορές, ίσως χρειαστεί να ανοίξετε ένα υπάρχον έγγραφο για να το διαβάσετε ή να το επεξεργαστείτε. Για να ανοίξετε το έγγραφο Επιστολή προς τους γονείς που δημιουργήσατε, χρειάζεται να κάνετε τα εξής:
- Ξεκινήστε το Microsoft Word, εμφανίστε τα περιεχόμενα της καρτέλας Αρχείο, και επιλέξτε την εντολή Άνοιγμα.
- Στην οθόνη σας θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα.
- Σε περίπτωση που το έγγραφο βρίσκεται σε διαφορετικό φάκελο όπως για παράδειγμα στην επιφάνεια εργασίας, μεταφερθείτε εκεί.
- Επιλέξτε το έγγραφο που θέλετε να ανοίξετε (Επιστολή προς τους γονείς) πατώντας στο όνομά του, και στη συνέχεια πατήστε στο κουμπί Άνοιγμα. Επίσης, μπορείτε να ανοίξετε το έγγραφο διπλοπατώντας στο όνομά του.
- Το έγγραφο ανοίγει και εμφανίζεται στην οθόνη σας.
Άνοιγμα πρόσφατα χρησιμοποιημένου εγγράφου
Το Microsoft Word σάς επιτρέπει να ανοίξετε αμέσως ένα πρόσφατα χρησιμοποιημένο έγγραφο ώστε να εξοικονομήσετε χρόνο. Για τον σκοπό αυτό, εμφανίστε τα περιεχόμενα της καρτέλας Αρχείο και πατήστε στην εντολή Άνοιγμα. Στο τμήμα Πρόσφατα έγγραφα που εμφανίζεται πατήστε στο Ανάκτηση μη αποθηκευμένων εγγράφων.
Κατεβάστε το PDF με όλες τις συντομεύσεις του Microsoft Word 2016.
Αν σας άρεσε η δημοσίευση και θέλετε να υποστηρίξετε το Altitude.gr στη λειτουργία του, μπορείτε να κάνετε ένα like στη σελίδα μας στο Facebook, να μοιραστείτε το άρθρο με τους φίλους σας, και να μας ακολουθήσετε σε Instagram, Twitter, Google+, Dailymotion, και YouTube.
